วิวิธภาษามัธยมศึกษาปีที่ ๒ เรื่อง ถกประเด็นทำเป็นรายงาน

บทที่ 10 ถกประเด็นทำเป็นรายงาน

สถานการณ์จำลองการประชุม

สถานที่         ห้องประชุมเล็กๆ ห้องหนึ่งในโรงเรียน มีโต๊ะใหญ่ ๑ ตัว มีนักเรียนประชุมอยู่ ๗ คน มี   อาจารย์ที่ปรึกษาชมรมนั่งอยู่ใกล้ประธาน

ประธาน        เรียนอาจารย์ที่ปรึกษาที่เคารพ  สวัสดีกรรมการทุกคนขณะนี้  กรรมการได้มากันครบองค์ประชุมแล้ว ผมขอเปิดการประชุมคณะกรรมการชมรมอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมครั้งที่๒/๒๕๕๔ ผมขอดำเนินการประชุมเลยนะครับเรื่องแรกนะครับ วาระที่ ๑ เรื่องแจ้งให้ที่ประชุมทราบ นายกิตติพงศ์ ก่อเกิดยศ ขอลากิจครับ วาระที่ ๒ การรับรองรายงานการประชุมครั้งที่๑/๑๔๔๓ ขอเชิญเลขานุการอ่านรายงานการประชุมครับ

เลขานุการ     (อ่านรายงานการประชุมครั้งที่ ๑/๒๕๕๔ )

ประธาน        ถ้าคณะกรรมการท่านใดมีหัวข้อท้วงติง  จะขอแก้ไขก็เชิญเลยนะครับ  ถ้าไม่มีผมขอให้ที่ประชุมรับรองรายงานการประชุม เป็นอันว่าที่ประชุมรับรองรายงานการประชุมครั้งที่ ๑/๒๕๕๔ โดยไม่มีการแก้ไขนะครับต่อไปวาระที่ ๓ เรื่องเสนอให้ที่ประชุมทราบ  เป็นเรื่องสืบเนื่องมาจากการประชุมครั้งก่อน  เกี่ยวกับกิจกรรมที่เราจะทำ ผมขอรวมเป็นเรื่องเพื่อพิจารณาด้วยเลยนะครับ ตามที่เราลงมติว่าจะจัดกิจกรรมรณรงค์โรงเรียนปลอดขยะนั้นทางโรงเรียนเห็นว่าเป็นกิจกรรมที่มีประโยชน์จึงขอให้เราจัดกิจกรรมนี้ตลอดเดือนสิงหาคมผมเชิญกรรมการทุกคนประชุมในวันนี้ก็เพื่อพิจารณาจัดกิจกรรมและขั้นตอนในการดำเนินงาน ซึ่งคงจะมีการ

เปลี่ยนแปลงไปบ้าง กรรมการท่านใดมีข้อเสนอแนะ ขอเชิญครับ(กนกยกมือขออนุญาตประธาน)

ประธาน       เชิญคุณกนกครับ

กนก           ท่านประธานครับ ผมคิดว่าเราน่าจะจัดกิจกรรมเพิ่มขึ้นอีกจากที่เตรียมจัดไว้ ซึ่งมีเพียง ๓   กิจกรรม คือ

                 ๑.  ประกวดห้องเรียนสะอาด

                 ๒.  จัดประกวดวาดภาพโรงเรียนในฝัน และ

                 ๓.  ช่วยกันเก็บขยะในโรงเรียนหลังเลิกเรียนทุกวัน เป็นเวลา ๑ สัปดาห์

                 (พรทิพย์และนุชจรียกมือขึ้นพร้อมกัน)

ประธาน      ขอเชิญคุณพรทิพย์พูดก่อนครับ

พรทิพย์        ประธานค่ะ ดิฉันเห็นด้วยกับคุณกนกค่ะ ว่าเราน่าจะเพิ่มกิจกรรมอีก และเพิ่มระยะเวลาในการจัดกิจกรรมแต่ละประเภท อย่างเช่น การประกวดห้องเรียนสะอาดช่วยกันเก็บขยะในโรงเรียน ควรทำตลอดเดือนสิงหาคมและควรเพิ่มกิจกรรมอีกสักอย่าง เช่นการประกวดสุนทรพจน์ค่ะ

ประธาน        ขอบคุณคุณพรทิพย์ที่ได้เสนอกิจกรรมเพิ่มเติม เมื่อกี้คุณนุจรีจะแสดงความคิดเห็นด้วยใช่ไหมครับขอเชิญครับ

นุจรี                ประธานค่ะ  ดิฉันเห็นด้วยกับคุณกนกและคุณพรทิพย์ค่ะ ที่จะให้จัดกิจกรรมเพิ่มขึ้นอีก   กิจกรรมการประกวดสุนทรพจน์ ก็น่าสนใจค่ะ  ดิฉันเห็นด้วย แต่ดิฉันคิดว่าน่าจะจัดกิจกรรมตอบปัญหาเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมอีกกิจกรรมหนึ่ง

ประธาน          ขอบคุณคุณนุจรี   กรรมการท่าอื่นๆ มีความเห็นว่าอย่างไรครับ

นพพร             ประธานครับ  ผมเห็นว่าการแข่งขันตอบปัญหา ควรไปจัดในงานด้านวิชาการ เราจัดเพียง ๔ กิจกรรมก็น่าพอใจแล้วครับ

ประธาน          ขอบคุณคุณนพพรครับ  ผมเองเห็นว่ามีกิจกรรมเพิ่มอีกก็ดีแต่ทั้งนี้ก็แล้วแต่ที่ประชุมนะครับ กรรมการท่านอื่นเห็นด้วยกับผมไหมครับ  หรือจะเสนอความคิดเห็นอะไรเพิ่มอีกไหมครับ(ไม่มีใครเสนออะไรอีก) ถ้าไม่มีใครเสนออะไรเพิ่มเติมอีก ผมขอเรียนเชิญอาจารย์ที่ปรึกษากรุณาให้คำแนะนำเพิ่มเติม ก่อนที่พวกเราจะดำเนินการต่อไปครับ

อาจารย์           ก่อนอื่น ครูต้องขอแสดงความชื่นชมที่เห็นทุกคนมีความตั้งใจดีในการทำกิจกรรมนี้ ความคิดที่ช่วยกันแสดงออกมาในที่ประชุมนั้นน่าสนใจ อย่างไรก็ตาม ครูฝากเป็นข้อคิดว่าการทำงานจะสำเร็จด้วยดี พวกเราต้องทำงานเป็นคณะ เป็นกลุ่ม ขอให้ดำเนินงานอย่างประหยัด ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติในหน้าที่ใด ก็ขอปฏิบัติหน้าที่ด้วยความรับผิดชอบ และเต็มความสามารถของตน

ประธาน           ขอบพระคุณครับอาจารย์ คณะกรรมการจะทำตามความคิดเห็นของอาจารย์ครับ ผมขอดำเนินการประชุมต่อไปนะครับเป็นอันว่าที่ประชุมมีมติให้เพิ่มการประกวดสุนทรพจน์อีก ๑ กิจกรรม เป็น๔ กิจกรรมและเพิ่มการประกวดห้องเรียนสะอาด และการเก็บขยะเป็นตลอดเดือนสิงหาในการประชุมครั้งที่แล้ว เราได้พิจารณาจัดรูปแบบของกิจกรรมกำหนดคณะทำงานในหน้าที่ต่างๆได้แล้ว แต่เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงระยะเวลาในการจัด  และเพิ่มกิจกรรมการประกวดสุนทรพจน์ขึ้นอีก ๑ กิจกรรมก็คงต้องช่วยกันจัดรูปแบบขั้นตอน และคณะทำงานในแต่ละกิจกรรมเพิ่มเติม

ประธาน           ก่อนปิดการประชุม ผมขอแจ้งกำหนดการประชุมครั้งต่อไป คือ วันที่ ๒๔ มิถุนายน ๒๕๕๔ ตั้งแต่เวลา๑๕.๓๐ น. เป็นต้นไป สถานที่เดิม คือห้องชมรมอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมนี้ผมขอขอบพระคุณอาจารย์ที่ปรึกษาและขอบคุณกรรมการทุกคนที่มาประชุมในวันนี้ ผมขอปิดการประชุม สวัสดีครับ

เรียนรู้เรื่องการประชุม

        บทอ่านข้างต้นเป็นสถานการณ์จำลองการประชุมของนักเรียนซึ่งเป็นคณะกรรมการในคณะกรรมการสิ่งแวดล้อม โรงเรียนศึกษาวิทยา แสดงให้เห็นระเบียบวิธีการประชุมซึ่งผู้เรียนจะนำไปเป็นแบบอย่างในการประชุมของนักเรียนได้ ในการประชุม องค์ประชุมประกอบด้วยประธาน กรรมการ เลขานุการ และอาจมีที่ปรึกษาด้วย เลขานุการกรรมการการประชุมจะทำหน้าที่บันทึกเรื่องราวที่ประชุม และจะต้องรับผิดชอบจัดทำรายงานการประชุมเพื่อเสนอให้คณะกรรมการประชุมรับรองในการประชุมครั้งต่อไป

รายงานการประชุม

๑) รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุม คือระบุว่าเป็นการประชุมคณะกรรมการใด เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการการชมรมอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม โรงเรียนศึกษาวิทยา

๒) ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มครั้งแรกจากเลข ๑ เรียงลำดับไปจนสิ้นปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุม เมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้เริ่มครั้งที่ ๑ ใหม่ เรียงไปตามลำดับ เช่น ครั้งที่ ๑/๒๕๕๓ หรือลงจำนวนครั้งที่ประชุมทั้งหมด

๓) วัน เดือน ปีที่ประชุม ให้ลงวันที่พร้อมตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุธศักราช เช่น เมื่อวันที่๑๐ มกราคม ๒๕๕๓

๔) สถานที่ประชุม ให้ระบุห้องที่มาประชุมและอาคารที่ใช้ประชุม

๕) ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและ/หรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่เป็นผุ้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงานให้ระบุว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด

๖) ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและ/หรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุว่ามาจากหน่วยงานใด

๗) ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและ/หรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมถ้ามีหน่วยงานที่สังกัด ให้ระบุด้วย

๘) เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

๙) ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปรกติเริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมเรื่องที่ประชุมรวมทั้งมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องประกอบด้วยหัวข้อต่างๆ ดังนี้

                  ๑) เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

                  ๒) เรื่องรับรองรายงานการประชุม

                  ๓) เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

                  ๔) เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

                  ๕) เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)

๑๐) เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

๑๑) ผู้บันทึกรายงานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้บันทึกการประชุม ลงลายมือชื่อพร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลไว้ใต้ลายมือชื่อด้วย

การบันมึกการประชุมอาจทำได้ ๓ วิธี

      ๑.บันทึกรายละเอียดคำพูดของกรรมการและผู้ข้าร่วมประชุม

      ๒.บันทึกย่อคำพูดของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม

      ๓.บันทึกแต่เหตุผลของที่ประชุม

การรับรองการประชุมอาจทำได้ ๓ วิธี

      ๑.รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเร่งด่วน

      ๒.รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว

      ๓.รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาการประชุมไม่ได้

ระเบียบวาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

ระเบียบวาระที่ ๒ เรื่องรับรองรายงานการประชุม

ระเบียบวาระที่ ๓ เรื่อที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

ระเบียบวาระที่ ๔ เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

ความรู้เกี่ยวกับการประชุม

         จุดมุ่งหมายการประชุม

         การประชุมทำให้ผู้ร่วมประชุมได้ร่วมพิจารณาและแสดงความคิดเห็นในเรื่องใดเรื่องหนึ่งหือกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งที่จะดำเนินการต่อไป เพื่อให้ได้ความคิดเห็นที่ดีที่สุดโดยเล็งเห็นผลของกิจกรรมเพื่อประโยชน์ส่วนรวมเป็นที่ตั้งในสังคมประชาธิปไตยควรหารข้อยุติในลักษณะของการร่วมกันคิดและร่วมกันอภิปรายโดยใช้ข้อมูลย่างรอบด้าน มีการพิจารณาเหตุผลของแต่ละฝ่ายด้วยความเป็นธรรม ข้อเสนอของฝ่ายใดมีเห็นผลและมีความเป็นไปได้มากกว่าก็จะนำไปปฏิบัติต่อไปและเมื่อได้ลงมติเพื่อดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง ผู้เข้าประชุมต้องยอมรับมติของที่ประชุม ไม่นำความคิดเห็นที่ไม่ตรงกันมาเป็นข้อขัดแย้งให้เกิดความบาหมางในภายหลัง

คำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม

การประชุมทุกรูปแบบทั้งการประชุมเฉพาะกลุ่มและการประชุมสาธารณะมีบุคคลที่เกี่ยวข้องหลายฝ่าย มีคำศัพท์เฉพาะสำคัญๆ ดังนี้

ผู้จัดประชุม คือผู้ริเริ่มให้เกิดเป็นประชุมขึ้น เป็นผู้กำหนดเรื่องประชุม กำหนดจุดมุ่งหมายและขอบเขตงาน

ผู้มาประชุม หมายถึง ผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม และผู้มาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งในคณะที่ประชุม

ผู้เข้าร่วมประชุม หมายถึง ผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งได้เข้าร่วมประชุม อาจเป็นผู้ขอเข้าสังเกตการณ์การประชุม

องค์ประชุม หมายถึง จำนวนผู้มาประชุมตามที่ข้อบังคับตราไว้ว่าต้องมีอย่างน้อยกี่คนจึงจะเปิดประชุมและดำเนินการประชุมได้  ในขณะที่ประชุมอยู่ ถ้ามีผู้ออกจากที่ประชุมไปจนเหลือผู้มาประชุมไม่ครบองค์ประชุม การประชุมก็จำเป็นยุติลง

     ที่ประชุม หมายถึง กรรมการทั้งหมดที่เข้าประชุมและอยู่ในห้องประชุมขณะที่การประชุมดำเนินอยู่

    เรื่องที่ประชุมหรือญัตติ  หมายถึงข้อเสนอที่กำหนดให้ที่ประชุมพิจารณา

       มติ  หมายถึงข้อตกลงของประชุมให้ดำเนินการอย่างหนึ่งอย่างใดซึ่งจะต้องปฏิบัติต่อไปนี้  มติของที่ประชุมอาจเป็นมติโดยเอกฉันท์  หมายความว่าผู้มาประชุมเห็นพ้องต้องกันทุกคน  หรือมติโดยเสียงข้างมาก  หมายความว่าผู้มาประชุมส่วนใหญ่เห็นด้วยกับข้อตัดสินนั้นมีผู้มาประชุมส่วนน้อยที่ไม่เห็นด้วย

ตำแหน่งหน้าที่ของผู้เข้าประชุม

ในการประชุมผู้เข้าประชุมจะมีตำแหน่งหน้าที่ในการประชุม  ผู้ที่เข้าประชุมควรปฏิบัติตนให้ถูกต้องตามตำแหน่งและหน้าที่ของตน ดังนี้

ประธาน  คือ  ผู้ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมให้ดำเนินไปตามหัวข้อและวาระที่วางไว้

รองประธาน  คือ  ผู้ทำหน้าที่แทนประธานเมื่อประธานไม่อยู่

กรรมการ  คือ  ผู้ทำหน้าที่พิจารณาเรื่องที่อยู่ในวาระการประชุมและเสนอความคิดเห็นที่มีเหตุผล

เลขานุการ คือ  ผู้ทำหน้าที่จัดเรื่องที่จะประชุมโดยความเห็นชอบของประธาน ส่งจดหมายเชิญประชุม  เตรียมสถานที่  และเอกสารใช้ในการประชุมและจัดอำนวยความสะดวกต่างๆ

ผู้ช่วยเรขานุการ  คือ ผู้ทำหน้าที่ช่วยงานต่างๆ  ของเรขานุการ

ภาษาที่ใช้ในการประชุม

ประธานต้องกล่าวกับที่ประชุมโดยใช้ศัพท์ในการประชุมให้ถูกต้องและต้องให้เกียรติผู้เข้าประชุม

ผู้เข้าประชุมต้องพูดเสนอความคิดเห็นต่อประธานในที่ประชุม  ไม่เสนอความคิดเห็นหรือพูดโต้ตอบกันเองในระหว่างการประชุม

มารยาทในการประชุม

ผู้เข้าประชุมต้องรักษามารยาทในการประชุมคือ

   ๑.    เข้าประชุมทุกครั้งถ้าเข้าประชุมไม่ได้ควรแจ้งเลขานุการทราบล่วงหน้า พร้องแจ้งเหตุผลที่ไม่เข้าร่วมประชุม

๒.   ควรมาก่อนที่ประธานจะมาถึงที่ประชุมเล็กน้อยและไม่ควรออกจากที่ประชุมก่อนเวลาเลิกประชุม

   ๓.   การแสดงความคิดเห็นต้องใช้คำพูดที่สุภาพ  ไม่ใช้ถ้อยคำรุนแรงหยาบคายหรือกริยาก้าวร้าว

   ๔.   ขณะที่ประชุมไม่พูดคุยกันเอง  ไม่ใช้โทรศัพท์มือถือหรือทำงานอื่น

   ๕.   หากต้องการบันทึกภาพไม่ควรรบกวนที่ประชุม                                                                      -ขอขอบคุณ   http://www.preecha234.blogspot.com/